Verband, Bereich, Einrichtung: Wie wir ein Managementsystem mit drei Ebenen in SharePoint auf eine Seite bringen

Worin lag die Herausforderung?

Der Verband ist gebaut wie eine Kaskade. Ganz oben steht der Verband selbst. Darunter liegen drei Bereiche, etwa die stationäre Pflege oder Familie und Soziales. Und unter jedem Bereich liegen die einzelnen Einrichtungen, Häuser und Stationen.

Genau so sind auch die Regelungen verteilt. Nehmen wir die Einarbeitung neuer Mitarbeitender:

• Der Verband regelt den Ablauf für alle, vom Personalbedarf bis zum Ende der Probezeit.
• Der Bereich ergänzt, was in der stationären Pflege zusätzlich gilt, zum Beispiel eine eigene Mitarbeitermappe und eine Checkliste für die Einarbeitung.
• Die Einrichtung hat ganz pragmatisch ihre eigenen Stellenbeschreibungen, die nur im Haus gelten.

In der alten Ordnerstruktur lagen diese drei Teile an drei Orten. Wer eine Frage hatte, musste wissen, auf welcher Ebene die Antwort steht, und sich dann durch Ordner klicken, die man kennen muss. In der Praxis heißt das: Man fragt die Kollegin.

Wie lösen wir das in SharePoint?

Wir haben uns von der alten QM-Ordnerstruktur gelöst. Das ganze System ist jetzt in neun Hauptthemen gebündelt, von Organisation und Personal über Arbeitsschutz und Hygiene bis zu Datenschutz und IT. Jedes Thema gibt es auf jeder Ebene. Daraus ergibt sich der Rest fast von selbst:

• Eine Navigation für alle. Oben steht immer dasselbe Menü: Neuigkeiten, der Verband, die drei Bereiche und im Menü jedes Bereichs seine Einrichtungen. Ein Klick, und man ist im eigenen Haus.
• Überall dieselben Themenkacheln. Wer sich auf einer Seite zurechtfindet, findet sich auf allen zurecht. Niemand muss neu lernen, wo etwas liegt.
• Eine Seite, drei Ebenen untereinander. Öffnet eine Mitarbeiterin aus einer Einrichtung das Konzept zur Einarbeitung, sieht sie oben die Regelung für den ganzen Verband, darunter die Besonderheiten ihres Bereichs und ganz unten, was nur in ihrem Haus gilt. Jede und jeder liest die Seite aus der eigenen Sicht.
• Einmal pflegen, überall anzeigen. Der Verbandsteil wird an einer Stelle gepflegt und erscheint auf allen Bereichs- und Einrichtungsseiten automatisch. Er wird angezeigt, nicht kopiert. Ändert der Verband eine Regelung, ist sie überall am selben Tag aktuell.
• Die Frage ändert sich. Sie lautet nicht mehr „In welchem Ordner liegt das?“, sondern „Zu welchem Konzept gehört das?“. Hinter jeder Kachel kann eine Seite, ein Dokument oder ein ganzer Ordner liegen, sortiert nach dem Konzept, zu dem es gehört.

Wer sieht was?

Die Kaskade gilt auch für die Berechtigungen. Die Startseite und die Themen des Verbands sind für alle da. Die Bereichsseite sieht der Bereich, die Einrichtungsseite die Einrichtung. Und es gibt eine eigene Seite für Vorstand, Bereichs- und Einrichtungsleitungen, die alle anderen nicht einmal im Menü sehen.

Vergeben werden die Rechte an Gruppen, nicht an einzelne Personen. Wer die Einrichtung wechselt, wechselt die Gruppe und sieht ab dem nächsten Tag die richtige Seite. Das klingt nach Technik, ist aber vor allem Entlastung: Niemand muss mehr überlegen, ob er etwas sehen darf, und niemand muss Listen pflegen, wer wo Zugriff hat.

Nebenbei löst die Startseite noch ein zweites Problem. Bisher wurden Neuigkeiten gesammelt und einmal im Monat als Newsletter verschickt, und beim Lesen war die erste Meldung schon überholt. Künftig erscheint jede Meldung als Beitrag auf der Startseite, in dem Moment, in dem sie aktuell ist.

Welchen Anteil hatte die KI?

Den größten Teil der Handarbeit. Bei NORM.KONFORM arbeitet ISA mit, unsere KI-Agentin. Die Aufteilung war klar: Ich habe die Struktur mit dem Verband erarbeitet und entschieden, was wohin gehört. ISA hat gebaut.

• Die Beispielseiten. Ein Verband kann sich eine Konzeptseite mit drei Ebenen schwer vorstellen, solange er sie nicht sieht. ISA hat aus unserer Struktur Beispielseiten im Erscheinungsbild des Verbands gebaut: die Startseite, eine Bereichsseite, eine Einrichtungsseite, eine Konzeptseite und die Seite nur für Führungskräfte. Weil sie per Skript entstehen, war jede Änderung aus unseren Gesprächen in Minuten eingearbeitet, nicht in Tagen.
• Der Vortrag für die Bereichsleitungen. Die Beispielseiten sind zu lang für Folien. ISA hat deshalb statt einer Präsentation eine Webseite gebaut, durch die man blättert und in der jede Beispielseite in sich scrollt. So konnten die Bereichsleitungen das künftige System ansehen, als wäre es schon da.
• Das Berechtigungskonzept. ISA hat unsere Vorlage Zeile für Zeile gegen die Struktur des Verbands geprüft und um alle Rollen ergänzt, die dort vorkommen, von den Beauftragten bis zur internen Meldestelle.

Was beim Menschen blieb: zuhören, den Schnitt finden, entscheiden, im Raum stehen und die Fragen beantworten. Genau diese Arbeitsteilung meinen wir, wenn wir sagen: Die Doku macht die KI, gelebt wird QM von Menschen.

Wie geht es weiter?

Die Beispielseiten sind der Anfang. In vier Schritten wird daraus das System für alle: Der Verband gibt die Seiten intern frei und sammelt, was noch fehlt. Dann bauen wir Verband, Bereiche, Einrichtungen und Themenseiten in SharePoint auf und ordnen die Dokumente den Konzepten zu. Wer später Inhalte pflegt, wird direkt beim Aufbau geschult. Und zum Start löst die Startseite den Newsletter ab.

Was heißt das für dein Unternehmen?

Du musst kein Verband sein, um mehrere Ebenen zu haben. Eine Zentrale mit Standorten, eine Gruppe mit Tochterfirmen, ein Betrieb mit Abteilungen, die einiges gemeinsam und manches anders regeln: Überall stellt sich dieselbe Frage. Wo steht, was für wen gilt?

Die Antwort ist selten ein neues Werkzeug. Sie ist ein guter Schnitt. Wie so ein Schnitt aussieht und wie die KI dabei die Vorarbeit übernimmt, zeige ich live mittags bei ISA: alle 14 Tage donnerstags um 12:30 Uhr, 30 Minuten.

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Häufige Fragen

Wie bildet man ein QM-System mit mehreren Ebenen in SharePoint ab?
Mit einer gemeinsamen Navigation über alle Ebenen, denselben Themen auf jeder Ebene und Konzeptseiten, auf denen die Regelungen der Ebenen untereinander stehen: oben das, was für alle gilt, darunter die Ergänzungen des Bereichs, ganz unten das, was nur in der Einrichtung gilt. Wer die Seite öffnet, sieht auf einen Blick alles, was für die eigene Arbeit gilt.

Muss man übergeordnete Regelungen auf jeder Unterseite neu einstellen?
Nein. Die Regelung des Verbands wird einmal gepflegt und auf den Bereichs- und Einrichtungsseiten nur angezeigt, nicht kopiert. Ändert sie sich, ist sie überall sofort aktuell. Genau das verhindert, dass nach einem Jahr drei Fassungen derselben Regel im Umlauf sind.

Sieht in SharePoint jede Person alles?
Nein. Berechtigungen werden an Gruppen vergeben: Die Startseite und die Verbandsthemen sehen alle, die Bereichsseite sieht der Bereich, die Einrichtungsseite die Einrichtung. Seiten für Führungskräfte sehen nur Leitungen, sie tauchen für alle anderen nicht einmal im Menü auf. Wer die Einrichtung wechselt, wechselt die Gruppe und sieht ab dann die richtige Seite.

Braucht man für so ein System eine eigene QM-Software?
Nein. Wer mit Microsoft 365 arbeitet, hat SharePoint schon. Das System liegt dann in der eigenen Umgebung, nicht in einer fremden Software gegen Miete. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern der Schnitt: welche Themen es gibt und auf welcher Ebene eine Regelung hingehört.